La vie d’une entreprise est jalonnée de tournants qui doivent être pris avec assurance. Le déménagement en fait partie. Une localisation inadaptée, des charges devenues trop conséquentes, un besoin d’espaces supplémentaires ou de se rapprocher davantage des fournisseurs et des clients ou encore l’envie d’améliorer l’image de marque, quel qu’en soit le motif, c’est un virage qui s’avère très délicat à négocier. Il nécessite une organisation infaillible et minutieuse jusque dans les moindres détails. Si vous êtes sur le point de déménager votre local commercial, vous pouvez réussir haut la main et avec le minimum de stress votre projet grâce à ces 4 conseils.
Comment trouver le local commercial qui répond à vos besoins ?
Plusieurs options s’offrent à vous pour trouver le local qui s’accorde parfaitement aux nouveaux besoins de votre entité. On note tout d’abord le bouche-à-oreille. L’idée est de vous faire recommander à vos proches, vos collaborateurs, vos fournisseurs stratégiques ou encore vos clients. Vous pouvez également consulter les petites annonces que vous trouverez sur des sites dédiés, dans certains magazines ou sur les réseaux sociaux. Au-delà de ces solutions, on trouve les services d’une agence spécialisée en immobilier professionnel. Cette dernière tient compte de l’ensemble de vos besoins, même les plus spécifiques, pour ensuite vous fournir une liste des locaux les plus pertinents. Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix.
Dans tous les cas, pensez à sélectionner au minimum trois locaux établis sur une même zone géographique. Mettez-les ensuite en concurrence pour n’en retenir que le plus intéressant à tout point de vue. Lors de la comparaison, prenez le temps de visiter à plusieurs chacun des bureaux retenus pour l’analyser sous toutes les coutures, apprécier ses atouts et mieux vous projeter.
Engagez une entreprise professionnelle pour le déménagement de votre société
Comme expliqué sur le site www.moveoffice.fr, le déménagement d’une entreprise est loin d’être une partie de plaisir tout en étant particulièrement sensible et chronophage. C’est pourquoi il vaut mieux laisser une entreprise spécialisée dans le transfert de locaux professionnels s’en occuper. Engager un tel prestataire, c’est choisir la tranquillité d’esprit et profiter d’un déménagement clé en main conforme à vos contraintes. Il gère tous les aspects de votre projet, allant de la planification à l’emménagement, en passant par le conditionnement, la manutention, le transport, le déballage, etc.
C’est une équipe qualifiée et qui justifie d’une certaine ancienneté dans son domaine qui s’en occupera. Elle met à profit une logistique adaptée à vos besoins ainsi que son expertise de pointe pour en garantir la réussite. Elle fait en sorte que tout s’opère dans les meilleures conditions possibles. Vous pourrez à la clé octroyer plus de temps à toutes les formalités que vous ne pourrez pas déléguer et à d’autres tâches de plus haute importance. Vous vous sentirez de surcroît en confiance.
Tout au long de son intervention, le prestataire agit méticuleusement pour éviter d’endommager vos biens, d’autant que ces derniers sont assurés en cas de sinistre. Il fait en sorte que le transfert ne perturbe en aucun cas votre activité et que votre efficacité soit préservée. Votre déménagement sera surveillé par un expert qui vous informera en temps réel de son avancement afin de vous garantir sérénité et tranquillité. Avant de sauter le pas, prenez toutefois le temps de faire jouer la concurrence. La raison est que pour un même déménagement, les coûts peuvent varier du simple au double, voire plus. Il est de ce fait essentiel de comparer plusieurs devis réalisés sur la même base.
Établissez un rétroplanning lié à votre déménagement
Pour ce faire, vous devez créer une liste exhaustive des différentes opérations indispensables au bon déroulement de votre projet de déménagement. Il convient ensuite de les classer par ordre chronologique de sorte que leur enchaînement se fasse logiquement. Déterminez en parallèle les personnes qui s’en occuperont et le délai préconisé pour chacune d’elles.
Le rétroplanning est l’outil de référence vous permettant d’organiser efficacement les différents niveaux de votre projet de transfert. Selon la complexité du déménagement, il peut prendre la forme :
- d’un calendrier,
- d’une liste de tâches,
- d’un tableau détaillé,
- d’un diagramme de Gantt.
Dans tous les cas, assurez-vous qu’il soit structuré clairement pour que chaque partie prenante puisse s’y retrouver sans difficulté. Si vous avez fait appel à une société de déménagement spécialisée, alors cette dernière peut vous accompagner dans l’élaboration de votre rétroplanning.
Prévenez vos clients et vos fournisseurs du déménagement de vos locaux
Dès l’obtention de votre nouvelle adresse, vous devez en tout premier lieu la déclarer auprès des administrations. Il est ensuite question d’informer par mail ou par simple courrier tous vos clients, vos prospects, vos partenaires, vos fournisseurs, etc. La prochaine étape consiste à mettre à jour votre site internet, vos réseaux sociaux, votre newsletter, etc. Il va également falloir actualiser l’adresse sur l’ensemble de vos documents officiels. Vous pouvez même profiter de votre projet actuel pour procéder à la refonte visuelle de vos supports communicationnels, mais toujours dans le respect de votre charte graphique.