La facturation est un processus qui occupe une place importante dans la gestion d’une entreprise. La manière dont les factures sont traitées est ainsi d’une importance majeure, aussi bien pour l’acheteur que pour le fournisseur. Lisez ce qui suit pour savoir comment optimiser votre processus de facturation.
Dématérialisez vos factures !
Pour optimiser votre gestion des factures, la meilleure option est d’opter pour un service de facturation dématérialisé. Le principal avantage de la numérisation des factures est une réduction des dépenses. En effet, cela vous fait dans un premier temps économiser du papier.
La facturation électronique peut offrir aux consommateurs un moyen plus facile et plus rapide d’interagir avec l’entreprise. En effet, la loi française prévoit deux moyens pour adresser les factures numériques. Vous pouvez utiliser un format Word/PDF ou alors vous utilisez l’échange de données informatisé (EDI). C’est un système qui permet l’échange automatique de données entre deux terminaux. Le client doit posséder un appareil compatible pour que vous puissiez utiliser ce genre de technologie. Cette solution est la plus rapide et la plus sécurisée. Veillez à utiliser des programmes homologués par les autorités : c’est le cas notamment du logiciel de GED commercialisé chez Deltic, une entreprise française spécialiste de la dématérialisation des factures.
Les entreprises peuvent non seulement bénéficier d’une réduction des coûts grâce à la facturation électronique, mais aussi d’une réduction du temps d’attente après l’envoi d’une facture. En effet, ce type de facturation peut amener les clients à être plus réactifs. Cela réduit le temps de recouvrement par la même occasion.
Pour finir, il faut aussi préciser que la dématérialisation des factures vous permet d’automatiser une tâche déplaisante : la relance des clients.
Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, courir après les clients pour obtenir l’argent dû est inconfortable et peut également leur faire perdre un temps précieux. Pourtant, c’est quelque chose qui doit être fait pour améliorer le flux de trésorerie. Grâce aux logiciels de gestion de facture électronique, les relances sont effectuées automatiquement. Plus besoin de rédiger de longs courriers ou de passer des appels.
Réduisez autant que possible les interventions et automatisez
Aussi excellent que soit votre service comptable, il n’en reste pas moins humain. Cela signifie qu’il est susceptible de faire des erreurs, ce qui est la dernière chose que vous souhaitez dans un processus de facturation par ailleurs bien optimisé. L’intervention humaine est présente à chaque étape du processus de facturation manuel typique, depuis l’obligation pour le fournisseur d’envoyer la facture jusqu’au paiement final effectué par l’acheteur. Réduire cette intervention en automatisant chaque étape peut se traduire par une fiabilité accrue et une réduction des coûts.
Intégrez le traitement de vos factures à votre progiciel de gestion intégré
Intégrer le traitement des factures à votre PGI permet de gagner en efficacité. Le processus de facturation n’est qu’une partie du fonctionnement normal d’une entreprise, et il est lié et croisé avec d’autres processus tels que les prévisions de trésorerie et la gestion des fournisseurs. Par conséquent, il est souvent avantageux d’intégrer votre système de traitement des factures à d’autres processus gérés par un progiciel de gestion intégré. Cela permet de créer une plate-forme unique qui peut être utilisée pour obtenir des informations opérationnelles et réaliser des économies entre les différents secteurs de votre boîte.