Avec l’existence de nombreux canaux de communication, retrouver des documents archivés est à chaque fois un problème pour une entreprise. Il s’agit d’un véritable enjeu lorsqu’il s’agit de remettre la main sur un dossier, un mail, des fichiers ou un document papier, que ce soit pour une petite entreprise ou une société de grande envergure. On mesure donc l’importance de la mise en place d’un système de gestion documentaire des archives. Une bonne organisation au niveau de la documentation assure une conformité avec la règlementation, la continuité des activités et surtout un gage de sécurité de données.
Mettez en place une solution de gestion documentaire avec un professionnel
Pour optimiser le processus documentaire, il est crucial pour une entreprise d’être bien organisée au niveau de l’archivage. Cette pratique est valable pour toute société utilisant de nombreux documents, quel que soit son secteur d’activité. Les documents requièrent une prise en charge spécifique pour assurer une utilisation optimale par tous les collaborateurs.
La gestion des documents est cependant toujours très fastidieuse. Il s’agit d’une tâche chronophage avec des opérations très répétitives. C’est pourquoi il est important d’automatiser une partie ou la totalité des tâches. Pour cela, il est conseillé de se rapprocher d’une société expérimentée. Vous pouvez par exemple faire appel à une entreprise spécialisée dans le logiciel de GED à Avignon, qui peut vous accompagner dans la mise en place de votre projet d’automatisation.
La mise en place du système d’archivage vous permet une meilleure productivité. En effet, qui dit bonne organisation dit gain de place et gain de temps considérable, ce qui impacte par la suite la productivité de l’ensemble des activités d’une entreprise. Un bon système de classement de dossiers permet à votre entreprise de gagner en fluidité pour l’ensemble de vos tâches. Cela s’explique par la facilité des échanges entre les collaborateurs et un partage plus dynamique des informations, autant en interne qu’avec les intervenants externes de la structure.
Quels sont les avantages de la GED en entreprise ?
La GED ou gestion électronique des documents est un enjeu important et décisif pour une entreprise. Elle peut vous aider à accroître de 10 à 20 % votre efficacité de travail, et gagner jusqu’à 10 % en efficience commerciale.
La mise en place d’un système de GED vous permet également de réduire par 3 vos coûts de recherche de documents ou d’informations. Elle vous permet surtout de diminuer de 80 à 90 % les coûts de diffusion. La GED vous propose une rentabilité de 3 à 5 %, voire plus, de votre activité. Il s’agit de ce fait d’un enjeu économique non négligeable.
Cette solution vous permet aussi d’économiser sur l’espace de stockage. Vous pouvez en effet obtenir plus de 50 % de place sur le classement, avec une facilité de recherche accrue de 50 à 65 %, d’où la réelle nécessité de la digitalisation. Il s’agit non seulement d’une solution de dématérialisation qui vous fait gagner du temps, mais surtout d’un outil qui permet de faciliter votre organisation en interne. N’oublions pas que cette solution limite la saisie des informations, réduit largement l’utilisation du papier et son impact dans votre méthode de travail.