La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif qui simplifie et dématérialise les démarches administratives pour les entreprises et les travailleurs indépendants. En permettant de transmettre en une seule fois l’ensemble des informations sociales relatives à leurs salariés, la DSN offre un gain de temps considérable et une meilleure sécurisation des données. Cet article vous présente en détail ce qu’est la DSN, ses objectifs, son fonctionnement, ses avantages et ses modalités de mise en place.
Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?
Instaurée par la loi de simplification du droit du 22 mars 2012, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une réforme majeure qui vise à simplifier et harmoniser les différentes déclarations sociales que doivent effectuer les employeurs. La DSN remplace ainsi progressivement depuis 2016 l’ensemble des déclarations préalablement réalisées par les entreprises auprès des organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite complémentaire, mutuelles…). Elle est basée sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données individuelles des salariés directement à partir du logiciel de paie.
Les objectifs de la DSN
La mise en place de la DSN répond à plusieurs objectifs :
- Simplifier et alléger les démarches administratives pour les entreprises en remplaçant une multitude de déclarations sociales par une seule déclaration mensuelle.
- Améliorer la fiabilité des données transmises en évitant les erreurs liées à la saisie manuelle et en sécurisant les échanges avec les organismes sociaux.
- Rationaliser et harmoniser les processus de collecte des informations sociales, en permettant notamment une meilleure traçabilité et un partage des données entre les différents organismes concernés.
- Optimiser le contrôle et le suivi des cotisations sociales, en facilitant l’accès aux informations pour les entreprises, les salariés et les organismes sociaux.
Fonctionnement de la DSN
La DSN repose sur la transmission mensuelle dématérialisée des données individuelles des salariés à partir du logiciel de paie. Cette transmission unique est effectuée via le portail net-entreprises.fr ou msa.fr pour le régime agricole. Le logiciel de paie doit être conforme aux normes définies par le GIP-MDS (Groupement d’intérêt public – Modernisation des déclarations sociales) et être régulièrement mis à jour pour tenir compte des évolutions législatives et réglementaires.
Pour chaque salarié, la DSN comporte :
- les informations d’identification (nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale…)
- les informations relatives à l’emploi (contrat de travail, rémunération, durée du travail…)
- les informations sur les événements survenus au cours du mois (arrêt maladie, congé maternité, accident du travail…)
La DSN doit être transmise par l’employeur au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi concernée, selon la taille de l’entreprise et son régime de rattachement.
Les avantages de la DSN pour les entreprises et les salariés
La mise en place de la DSN présente plusieurs avantages :
- Un gain de temps : en regroupant l’ensemble des déclarations sociales en une seule démarche mensuelle, la DSN permet aux entreprises de gagner un temps précieux dans la gestion administrative.
- Une meilleure fiabilité des données : en automatisant la transmission des informations à partir du logiciel de paie, la DSN limite les erreurs liées à la saisie manuelle et sécurise les échanges avec les organismes sociaux.
- Une simplification des démarches : avec la DSN, les entreprises n’ont plus à se soucier des différentes échéances et formalités propres à chaque déclaration sociale. Elles bénéficient également d’un interlocuteur unique pour toutes leurs démarches administratives.
- Un meilleur suivi et contrôle des cotisations : la DSN facilite l’accès aux informations pour les entreprises, les salariés et les organismes sociaux, ce qui permet une meilleure traçabilité et un suivi plus efficace des cotisations sociales.
Mise en place de la DSN
La mise en place de la DSN nécessite plusieurs étapes :
- Se conformer à la réglementation : les entreprises doivent s’assurer que leur logiciel de paie est conforme aux normes définies par le GIP-MDS et régulièrement mis à jour.
- S’inscrire sur le portail net-entreprises.fr ou msa.fr : les entreprises doivent créer un compte sur le portail correspondant à leur régime de rattachement (net-entreprises.fr pour le régime général, msa.fr pour le régime agricole).
- Paramétrer et tester la transmission des données : avant d’effectuer leur première DSN, les entreprises doivent vérifier que la transmission des données fonctionne correctement en effectuant un test auprès du portail choisi.
- Effectuer la première DSN : une fois que les tests sont concluants, l’entreprise peut procéder à sa première DSN en respectant les délais imposés (5 ou 15 du mois suivant la période d’emploi concernée).
Tout au long de cette démarche, les entreprises peuvent bénéficier de l’accompagnement et du soutien des organismes sociaux, des éditeurs de logiciels de paie et du GIP-MDS.
En simplifiant et dématérialisant les démarches administratives pour les entreprises et les travailleurs indépendants, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) constitue une innovation majeure dans le domaine des déclarations sociales. En regroupant l’ensemble des informations sociales en une seule transmission mensuelle, elle offre un gain de temps considérable et une meilleure sécurisation des données pour les employeurs et les salariés.