La GED, outil clé du secteur de la construction

À l’instar de plusieurs autres secteurs d’activité, le secteur de la construction connaît d’importantes évolutions. Ces dernières visent essentiellement à faciliter le quotidien des professionnels dans la construction en simplifiant plusieurs tâches. Pour cela, on retrouve sur le marché de nos jours, plusieurs solutions de gestion avec des particularités propres à chacune d’entre elles. Focus sur la GED, un outil très utile au secteur de la construction.

Qu’est-ce que la GED, la gestion de la documentation ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un procédé qui emploie des moyens numériques spécialisés et performants pour optimiser la gestion et l’exploitation de documents et des données associées. Les moyens employés sont des logiciels et du matériel qui aident à prendre en charge la gestion de documents. Les documents concernés sont notamment les factures, les emails, les courriers, etc. La GED regroupe diverses opérations telles que :

  • la validation,
  • la numérisation,
  • le classement,
  • l’indexation,
  • l’acquisition,

La diffusion, l’archivage, la capture, et bien d’autres opérations et actions permettent aussi de traiter et d’exploiter les documents. La GED s’applique à plusieurs secteurs d’activités. On retrouve ainsi des solutions GED dans le BTP, le Génie civil, les travaux publics, etc. pour rendre la gestion, l’accès et l’exploitation des documents plus fiables.

GED pour BTP

L’importance de la GED dans le secteur de la construction

Le secteur de la construction est le plus souvent soumis à de grandes contraintes, particulièrement en ce qui concerne les délais et la logistique. La réalisation de tout projet de construction doit en effet se faire dans un délai convenu, bien que cela nécessite la collaboration de plusieurs acteurs. L’une des tâches indispensables dans ce processus est l’échange de documents et de données entre les différents collaborateurs. Ces documents doivent être en effet vérifiés, communiqués, signés, approuvés ou encore diffusés entre la maîtrise d’ouvrage, les administrations, la maîtrise d’œuvre, etc.

Pour que les documents et données en question fassent le tour des différents acteurs, un temps relativement long est alors requis. Pour pallier ce problème, des solutions sont développées continuellement par les acteurs du secteur de la construction. C’est le cas de la GED qui vise essentiellement à faciliter la gestion des projets de construction par les experts du domaine. Dans le cadre de la construction, la GED est un outil qui sert à collecter, organiser et stocker une importante quantité de données et de documents. Cette solution favorise également la collaboration entre les différents acteurs d’un projet de construction, quels que soient les lieux dans lesquels ils se trouvent.

Le procédé de gestion de documents et de données donne ainsi la possibilité d’optimiser la gestion, de gagner en délai et en productivité sur chaque projet de construction. Notez que la GED fonctionne comme une bibliothèque performante, flexible et qui peut être configurée à volonté par les différents acteurs selon les besoins du projet. Pour cela, les outils stockent sur site ou en cloud toute sorte de données pour une période indéfinie. Non seulement la GED limite les risques de perte de documents, mais elle facilite aussi la recherche de documents, quelle que soit la durée durant laquelle ils ont été archivés.

Quels critères pour choisir votre éditeur de solution GED ?

Certains critères doivent entrer en ligne de compte pour réussir le choix de l’éditeur d’une solution GED pour le secteur du BTP.

La pérennité

Pour réussir le choix de votre éditeur de solution GED, il faut impérativement veiller à la pérennité de ses logiciels. Le concepteur doit être suffisamment fiable pour assurer toutes les actions de maintenance des solutions durant toute la période d’utilisation. Ce dernier doit être en mesure de mettre constamment à jour le logiciel pour l’adapter aux éventuelles nouvelles réglementations dans le domaine. Cela aide à limiter le besoin de renouvellement de la solution et donne l’opportunité aux entreprises de réaliser d’importantes économies sur le long terme. La pérennité de la solution se mesure aussi à la possibilité qu’elle pourrait offrir de migrer vers un autre système dans le cas où les besoins de l’entreprise évoluent.

Les fonctionnalités

Pour faire le bon choix d’éditeur de solution GED, il faut en outre tenir compte des fonctionnalités que propose ce dernier. La première fonctionnalité qu’il faut rechercher est la capacité de la solution à s’intégrer à votre système informatique sans affecter les logiciels déjà utilisés. La possibilité d’exporter les données n’importe quand et n’importe comment est un atout que pourrait avoir une bonne solution GED. Un outil de gestion des documents pratique doit vous permettre d’assurer rapidement le classement de ces derniers. Il s’agit d’un point très important pour uniformiser le classement des documents pour tous les collaborateurs.

gestion des documents BTP, solutions GED

L’usage

Un bon éditeur de solution GED doit miser sur la simplicité, la praticité et le caractère intuitif de ses outils. Étant donné que le logiciel GED doit être utilisé par différents collaborateurs du secteur du BTP, ceux-ci doivent être en mesure de l’employer de manière pratique. La prise en main de l’interface de la solution se doit par conséquent d’être simple et compréhensible pour tous. De même, compte tenu de sa grande utilité dans le monde professionnel, la GED est développée de nos jours en des solutions très variées. Il s’agit soit de solutions adaptées à l’usage dans plusieurs secteurs (solutions universelles), soit de solutions dédiées à des secteurs bien définis (solutions sectorielles).

Nous vous recommandons d’opter pour une solution conçue exclusivement pour le secteur dans lequel vous intervenez. Cela vous donne la possibilité d’avoir un outil aux fonctionnalités adaptées aux différentes tâches du domaine. Dans le domaine de la construction, opter pour une GED dédiée vous permet de profiter de certains avantages supplémentaires. Il s’agit notamment de la gestion des indices de révision, de la gestion des modèles et des gabarits, de l’accès à l’architecture multisite et fonctions nomades et de la gestion automatique et dynamique des droits.

La sécurité des données

Il s’agit sans doute de l’un des critères incontournables pour réussir le choix de votre éditeur de solution GED. La sécurité des données représente en effet un enjeu de taille pour les progiciels de gestion numérique des documents et des données. Il faut alors miser sur un éditeur qui propose des fonctionnalités qui assurent la protection des données. Une bonne solution GED doit avoir une fonction de gestion droite d’accès, la traçabilité des modifications des données et le contrôle des différentes actions faites sur des données. En ce qui concerne le droit d’accès, il s’agit d’une fonctionnalité de la solution qui permet de définir quel utilisateur a accès au logiciel. Les actions qu’il faut réguler pour assurer la sécurité des données dans un outil de gestion de la documentation sont la création, la lecture, la modification et la suppression.

Le tarif

Pour choisir le meilleur outil GED, ce critère a une importance capitale. Notez qu’il ne s’agit pas uniquement du prix de vente. Il faut aussi évaluer le coût de l’assistance, de la maintenance, de la formation et les différentes mises à jour régulières du logiciel. L’acquisition d’une solution GED est un investissement qui doit être estimé sur le long terme. Le prix d’achat du logiciel se définit le plus souvent en fonction du nombre d’utilisateurs qui peuvent l’utiliser et le nombre de documents qu’il est capable de gérer.

Pour un logiciel de GED qui donne la possibilité de gérer 1 000 documents (entrants et sortants) chaque mois, il faut compter entre 20 000 et 40 000 euros. Une solution qui facilite la gestion de 2 500 documents (entrants et sortants) et qui donne accès à 4 personnes peut en revanche coûter des centaines de milliers d’euros. Notez néanmoins que ces prix sont donnés à titre indicatif et que chaque éditeur est libre de fixer le tarif de ses solutions en fonction des fonctionnalités de ces dernières.