Les avantages de la numérisation de vos documents

La technologie est constamment en évolution et offre toujours de nouvelles possibilités aux entreprises. Qui aurait donc pu penser que la numérisation de l’ensemble des documents d’une entreprise serait possible ? C’est pourtant le cas et passer à une politique « Zéro papier »  offre d’ailleurs de nombreux avantages.

Encombrement réduit et protection de l’écologie

Avant l’arrivée de la numérisation des documents, il fallait plusieurs étagères pour entreposer tous les documents au fil des années. En entreprise, la numérisation des documents a donc permis d’avoir un gain de place considérable, car presque toutes les feuilles et les classeurs ont été bannis de tous les bureaux une fois que les documents sont stockés informatiquement.

Au niveau de la protection de l’écologie, la numérisation des documents en entreprise joue également un rôle important. Cela se voit essentiellement sur la réduction de consommation de feuilles, car les papiers ne seront utilisés qu’occasionnellement, quand la nécessite d’impression d’un document devient incontournable. Limiter les impressions ne signifie pas tout simplement réduction de papier, mais aussi réduction de votre consommation d’énergie qui se traduit par une empreinte carbone moins importante.

Gain économique et accessibilité aux documents optimisée

En plus d’être en faveur de l’écologie, cette technologie amène aussi l’entreprise à faire des économies significatives. Non seulement, l’entreprise économisera sur le consommable (papier et encre), mais elle pourra aussi réduire son parc d’imprimantes, ce qui se traduit encore comme des économies supplémentaires.

L’accessibilité aux documents est nettement améliorée grâce à leur numérisation, car il est plus facile de les trouver. Autrefois avec tous les différents classeurs qui existaient et toutes les pages à feuilleter, retrouver un document était un vrai casse-tête. Désormais, en seulement quelques clics vous trouverez facilement le bon document depuis votre ordinateur. Le gain de temps est ici un avantage incontestable. Pour ne pas se perdre entre les différents documents numérisés, il faudra toutefois savoir les classer correctement et efficacement en leur plaçant dans les bons dossiers et en leur attribuant des noms pertinents. Désormais, de n’importe où vous pouvez aussi accéder aux documents grâce à un stockage sur un cloud, il suffit juste d’utiliser un appareil connecté à internet, une option très pratique pour des éventuels déplacements.

Une meilleure collaboration et de nouvelles conditions de travail

Grâce à une meilleure accessibilité aux documents, la numérisation sur un cloud installe une meilleure collaboration entre les travailleurs de l’entreprise. En temps réel, plusieurs personnes peuvent accéder au même document et chaque modification apportée sera immédiatement visible par tous les travailleurs y ayant accès.  Le travail se fait plus rapidement et les données sont ainsi mises à jour à temps réel, et ce sans compter des distances qui peuvent séparer toute l’équipe.

De nouvelles conditions de travail sont aussi nées avec la numérisation des documents, car tous les travailleurs passent des journées de travail plus agréables et moins stressantes :

  • Espace de travail moins encombré.
  • Passez moins de temps à chercher les documents donc les travailleurs ont plus de temps à réaliser leurs missions.
  • Le télétravail devient plus facile grâce au stockage sur un cloud.

Pour éviter toute possibilité de piratage, l’entreprise doit toujours penser à la sécurisation des documents stockés en déterminant et en limitant les personnes qui y auront accès