PME : comment réduire vos frais téléphoniques ?

La télécommunication représente en entreprise un poste de dépenses non négligeable. Que ce soit au sein d’un grand groupe ou d’une petite entreprise, il devient alors important de déployer des actions permettant de réduire les frais téléphoniques. Si vous êtes gérant d’une PME ou en charge du budget lié aux communications, voici quelques solutions qui vous aideront à rationaliser le montant de votre facture téléphonique.

Basculez vers la téléphonie IP (VoIP) pour réduire vos frais téléphoniques

Selon plusieurs études, passer de la téléphonie classique à la VoIP (Voice on Internet Protocol) permet de réduire jusqu’à 50% le cout de la téléphonie en entreprise. Bien évidemment, la baisse ne sera pas la même pour tout le monde, compte tenu de l’usage qui diffère selon la taille et l’activité de l’entreprise. Pour les petites et moyennes entreprises, la réduction des coûts est de l’ordre de 25%.

Basculer vers la téléphonie IP consiste à abandonner le réseau téléphonique RTC pour téléphoner en utilisant internet. Pour réussir ce virage à 180 degrés, demandez l’aide une entreprise experte dans le domaine. En vous rendant sur le site www.itak-it.fr par exemple, vous pourrez bénéficier d’un accompagnement complet pour votre transition vers la téléphonie IP. Vous pourrez bénéficier de services annexes comme l’hébergement Cloud ou encore l’entretien de votre système informatique.

La VoIP est basée sur une technologie de transmission de voix via le réseau internet (IP). Elle offre davantage de flexibilité pour les entreprises, notamment pour les besoins ponctuels et urgents. Pour les entreprises déjà connectées à internet, cela ne requiert aucune installation lourde comme le cas de la téléphonie classique. Ceci évite l’engagement de dépenses supplémentaires pour l’entreprise. Il n’est même pas obligatoire d’investir dans un nouveau téléphone pour les nouveaux collaborateurs qui sont désormais joignables depuis n’importe quel support connecté (smartphone personnel, tablette ou ordinateur). La question de la mobilité n’est donc pas remise en cause.

Autrefois, cette alternative était jugée peu convaincante par les chefs d’entreprises, mais avec l’évolution des débits internet, il s’agit d’une solution toute indiquée pour contourner le service des fournisseurs téléphoniques dits classiques. En effet, la VoIP permet de réaliser de nombreux types d’appels, que ce soit pour contacter vos collaborateurs ou pour passer des appels internationaux. D’ailleurs, sur ce dernier point, la VoIP est particulièrement avantageuse.

téléphonie internet voip

Centralisez toute votre télécommunication sur un fournisseur unique

Au fil du temps, il n’est pas rare que l’entreprise se retrouve avec une demi-douzaine de factures mensuelles émanant de plusieurs fournisseurs et prestataires différents. Cela s’explique par l’abonnement à différents services pour la téléphonie fixe, le mobile, le fax ou encore la maintenance. Cette démarche est particulièrement dispendieuse.

Dans l’idéal, cumulez vos dépenses liées à la téléphonie auprès d’un fournisseur unique. Pourquoi ne pas tout centraliser sur votre fournisseur internet, éventuellement ? De nos jours, les fournisseurs d’accès à internet proposent des offres complètes, pouvant englober toute la télécommunication de votre entreprise. Une collaboration tout incluse offre souvent des avantages financiers déterminants.

Selon les statistiques, cela peut vous faire économiser entre 30 à 40 % de vos dépenses totales habituelles. De plus, cela vous permet de gérer une seule facture pour plus de transparence et un meilleur suivi.

Réalisez un audit complet de votre parc télécom

Réduire la facture téléphonique en entreprise requiert également la réalisation d’un inventaire de tous les composants du parc téléphonique. Cela concerne non seulement les appareils, mais aussi les lignes, les contrats d’abonnement, les services souscrits, etc. Dans une grande structure, réaliser une telle opération est un défi de taille, mais dans une PME, cela s’avère beaucoup plus simple. Les données que vous obtiendrez à l’issue de cet inventaire constitueront une base fiable vous permettant de mieux gérer le budget.

Vous pouvez dès lors identifier les sous-postes de dépenses qui alourdissent le montant de la facture totale. Vous verrez également apparaître les services superflus ou disproportionnés par rapport à vos besoins réels. Vous pourrez alors vous décider sur les abonnements à résilier du fait de leur inutilité et les offres à ajuster pour mieux les faire correspondre à la réalité de votre usage.

Vérifiez les détails de vos factures

Rares sont ceux qui prennent le temps de se pencher sur les détails de leurs factures télécom. Et pourtant, il est possible que ces factures comportent des erreurs qui peuvent se reproduire si vous ne les détectez pas. Cela peut être causé par la comptabilisation du coût d’un abonnement auquel vous n’avez pas souscrit ou d’une offre qui n’est pas la vôtre.

Si ces erreurs passent une fois, il y a de fortes chances qu’elles reviennent automatiquement sur toutes vos factures mensuelles, jusqu’à ce que vous formuliez une réclamation en bonne et due forme. Cette mesure se présente comme une suite logique de l’audit du part télécom. Il est donc important de procéder à cette vérification.