Quelle est la procédure de gestion des archives ?

En plus d’être une obligation légale, l’archivage de documents est indispensable pour une entreprise. Ceci permet de trouver facilement les fichiers requis pour une affaire en particulier. Mais pour qu’il soit efficace, il est essentiel qu’il suive un processus bien établi. Découvrez dans notre guide la procédure de gestion des archives à suivre.

Mettre en place une politique d’archivage

Document Management System (DMS) being setup by IT consultant working on laptop computer in office. Software for archiving, searching and managing corporate files and information. Business processes

La gestion des archives peut sembler être simple. Mais c’est une tâche assez complexe. C’est pour cette raison que pour garantir son efficacité, la première chose que vous devez faire dans son établissement est la définition d’un plan d’archivage. Cela vous permettra de retracer facilement et de manière organisée tous les documents de votre entreprise. Grâce à une politique bien conçue, il sera plus aisé de :

  • Conserver les fichiers qui abordent le même sujet.
  • Dénicher les informations dont vous et vos collègues avez besoin.
  • Mettre en place des critères d’identification pour tous les documents qui vont être archivés ou les records.
  • Établir par la suite une administration électronique des documents de l’entité.

Pour déterminer la meilleure politique d’archivage de votre société, vous devez prendre en considération le volume des fichiers à archiver, la durée de leur conservation ainsi que le support le plus adapté pour assurer une bonne et longue conservation de vos documents. Vous devez aussi ne pas négliger les critères comptables et fiscaux, les délais de prescription civile et commerciale ainsi que les nécessités qui sont relatives à la continuité des activités de la firme.

L’identification des documents à archiver

Une fois que vous avez pu mettre en place un plan pour bien gérer votre archive. Vous allez passer à l’étape suivante qui consiste à identifier les documents à archiver. Cette phase est indispensable pour que vous puissiez vérifier l’authenticité des pièces à votre disposition. Mais elle vous sera aussi très utile dans la détermination du support adéquat pour leur conservation. Dans cette identification, vous allez donc dater les fichiers. Mais vous allez également vous assurer qu’aucune modification n’a été apportée aux fichiers. Vous allez aussi vérifier quels sont les documents à conserver et qui peuvent être détruits. Ce qui optimisera considérablement la conservation de tous les fichiers de votre entité.

Le classement des archives

Après avoir réalisé le tri de tous vos documents et ainsi identifié ceux à conserver et ceux à détruire. Vous pouvez commencer à les classer selon la politique d’archivage que vous avez mis en place. Si vous avez décidé de digitaliser l’archivage de vos fichiers, vous allez donc procéder à l’installation des logiciels requis pour cela. Il est important de souligner que pour garantir la bonne gestion de vos archives. Il est recommandé de bien respecter l’organisation que vous avez mise en place. Cela facilitera la recherche et la consultation des données à votre disposition quand vous en aurez besoin. Si vous voulez optimiser votre archivage, vous voulez sûrement en savoir plus sur le plan de classement. Cela vous permettra de mieux structurer votre procédure de conservation de documents.