Que vous soyez dirigeant d’une entreprise ou travailleur indépendant, recevoir les appels de vos prospects et de vos clients fait partie des tâches inhérentes à votre activité. Toutefois, avec le télétravail, il peut être difficile d’effectuer une gestion téléphonique efficace des appels entrants, puisque la disponibilité de vos collaborateurs ne peut être déterminée physiquement. Aussi, les solutions traditionnelles doivent être remplacées pour pouvoir répondre aux nouveaux défis qui se présentent à vous à l’ère du numérique. Retrouvez dans cet article quelques conseils pour améliorer la réception des appels de vos clients lorsque vous êtes en télétravail.
Optez pour une solution téléphonique IP afin de gérer vos appels entrants
Il s’agit d’un protocole de téléphonie fonctionnant avec internet. Encore appelée VoIP (Voice Over Internet Protocol), cette technologie permet de transmettre la voix, non pas par les fils cuivrés d’un réseau téléphonique traditionnel, mais par internet. Le but de cette manœuvre est avant tout de réduire le poids du signal émis lors d’un appel pour une transmission plus rapide de l’information entre les interlocuteurs. Grâce à l’IP, vous pouvez bénéficier d’une solution de téléphonie sur mesure et ainsi créer un central téléphonique pour optimiser la réception de vos appels.
Il est alors possible d’utiliser un système de renvoi qui redirige un appel provenant d’un fixe vers un téléphone mobile. Vous pouvez désormais recevoir un appel sur une ligne professionnelle à partir de votre smartphone, peu importe votre localisation. Il vous suffit d’être connecté à internet pour rendre tout cela possible. Cette solution est utile lorsque vous avez plusieurs collaborateurs exerçant leur activité en télétravail. En effet, vous disposez d’un centre de contrôle qui vous aide à déterminer depuis votre ordinateur la disponibilité des utilisateurs connectés à votre réseau IP. Vous pouvez donc transférer automatiquement les appels vers un collaborateur libre, et tout ceci depuis le confort de votre domicile.
Le protocole IP est ainsi une solution de téléphonie que vous pouvez adapter à la taille de votre entreprise ou de votre activité. Dans une démarche de gestion des appels entrants et sortants, le protocole peut accueillir un nombre illimité d’utilisateurs pour rendre votre service d’accueil plus efficace. Adopter le protocole IP, c’est souscrire à une solution du futur qui vous aide à élever votre activité à un niveau supérieur, grâce à la simplification des tâches et à une décentralisation du travail.
Priorisez les appels entrants
Avec le système de téléphonie IP, vous pouvez classer certains appels entrants ou les diriger automatiquement vers vous. Il peut s’agir par exemple d’un appel provenant d’un investisseur ou un client important.
Prioriser les appels avec votre standard téléphonique apparaît alors comme une solution qui vous permet de répondre plus rapidement à leur appel. Vous évitez par la même occasion la perte d’une opportunité commerciale pour votre entreprise.
Installez un Service Vocal Interactif (SVI)
Il s’agit d’un système téléphonique intelligent capable de recevoir et d’émettre plusieurs appels téléphoniques à la fois. Il est programmé de sorte à répondre aux clients à l’aide d’un menu vocal configurable.
Une voix est donc au préalable enregistrée dans le programme, avec les différentes réponses aux questions posées par l’utilisateur via le clavier. Lorsque le client ne trouve pas satisfaction avec le système SVI, il est redirigé automatiquement vers l’un de vos collaborateurs grâce à la continuité assurée par le protocole IP. Vous gagnez ainsi énormément de temps en laissant le système intelligent répondre aux questions habituelles de vos prospects et clients.