La dématérialisation documentaire, le nouvel outil de rentabilité des entreprises

Les nouvelles technologies offrent aux petites comme aux grandes entreprises une nouvelle façon de stocker leur document. La démocratisation de l’accès à internet, et les capacités de stockages de plus en plus performants des serveurs cloud facilitent cette approche.

Processus de dématérialisation

La dématérialisation documentaire commence par le processus de numérisation de ses documents ainsi que la manière de les sécuriser. Car il ne faut pas oublier que sans sécurisation, les documents numériques sont facilement falsifiables. Pour une dématérialisation dans les normes, il faut :

  • Choisir un format unique des documents, un nombre important de formats obligerait l’utilisation de plusieurs éditeurs de document. Pour les documents administratifs comme les factures et autres, préférer le PDF, un format universel facile à utiliser et à sécuriser.
  • Une fois le format choisi, il faut s’attaquer au système de sécurisation garant de l’authenticité du document. Il est maintenant possible de créer et faire valider des signatures numériques inviolables qui permettent de protéger le document.
  • Investir dans un moyen de stockage en ligne. Le web regorge d’un nombre important de services de stockage en ligne avec des services divers. Mais, les entreprises peuvent investir dans leur propre service cloud.

Les coûts pas toujours évidents de la dématérialisation

Il faut l’avouer, une entrée dans le domaine de la dématérialisation à un coût assez conséquent. Premièrement, il faut investir dans des logiciels de traitement de donnée orienter entreprise pour une meilleure organisation du travail et ainsi gagner en rapidité. Ensuite, acquérir des signatures numériques de documents authentiques délivrées par des établissements de certification. Enfin, ajouter un système de stockage. Selon l’entreprise, ils peuvent opter pour les services de stockage en ligne comme les offres de Google ou de Microsoft ou encore d’autres sites de stockage en ligne. Ou bien opter pour son propre service de stockage en installant des NAS (Network Attached Storage) ou un serveur de stockage en réseau ayant des capacités de stockages personnalisables, avec un coût moins important qu’un service en ligne ayant les mêmes avantages.

Les dangers de la dématérialisation documentaire

La dématérialisation documentaire ne présente pas uniquement que des avantages. Un des risques les plus courants est l’éventuelle perte de donnée. En utilisant les services en ligne bon marché, voire gratuite, on se retrouve face aux risques de perte de donnée. Ces sociétés peuvent faire face à des difficultés financières et fermées. Ensuite, la sécurité informatique s’intensifie, mais les pirates informatiques ne manquent pas d’ingéniosité non plus. Alors on risque de voir ses données être vendues et exploitées sur tout le web. Enfin en optant pour un service personnalisé, on se retrouve face au logiciel malveillant comme les ransomware : des virus informatiques qui permettent une prise d’otages de données.